Bewirtungskosten sind ein Thema, das in der Unternehmenswelt regelmäßig auftritt. Egal, ob es um ein Geschäftsessen mit potenziellen Kunden oder um ein Teamessen geht, die Frage nach der steuerlichen Absetzbarkeit dieser Kosten stellt sich immer wieder. Dieser Artikel bietet einen detaillierten Überblick über die Bewirtungskosten, deren Abzugsfähigkeit und die korrekte buchhalterische Behandlung.
Bewirtungskosten entstehen, wenn Geschäftspartner oder Mitarbeiter aus geschäftlichen bzw. betrieblichen Gründen bewirtet werden. Dabei ist es wichtig, zwischen betrieblicher bzw. geschäftlichen Bewirtung, die voll oder teilweise steuerlich abzugsfähig ist, und privater Bewirtung, die nicht abzugsfähig ist, zu unterscheiden. Die gesetzliche Grundlage bildet das Einkommensteuergesetz (EStG), welches festlegt, unter welchen Voraussetzungen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden können.
Der Unterschied zwischen geschäftlich und betrieblich veranlasster Bewirtung kann manchmal verwirrend sein, da die Begriffe oft synonym verwendet werden. Jedoch gibt es eine feine Nuance, die insbesondere in der steuerlichen Behandlung und Dokumentation relevant sein kann:
bezieht sich in der Regel auf die Bewirtung von Personen, die nicht direkt zum Unternehmen gehören, wie Kunden, Lieferanten oder Geschäftspartner. Ziel solcher Bewirtungen ist es oft, geschäftliche Beziehungen zu pflegen, Verträge zu diskutieren oder neue Geschäfte anzubahnen. Die Kosten für solche Bewirtungen sind unter bestimmten Voraussetzungen als Betriebsausgaben abzugsfähig.
umfasst hingegen die Bewirtung, die primär für die eigenen Mitarbeiter oder im Rahmen interner Veranstaltungen stattfindet. Diese Art der Bewirtung zielt darauf ab, das Betriebsklima zu fördern, Mitarbeiter zu motivieren oder die interne Zusammenarbeit zu stärken. Auch die Kosten für betrieblich veranlasste Bewirtungen können unter bestimmten Bedingungen steuerlich geltend gemacht werden, wobei hier teilweise andere Regeln gelten, etwa bei Betriebsfeiern, die bis zu einem gewissen Rahmen zu 100% abzugsfähig sind.
Die Abzugsfähigkeit von Bewirtungskosten ist an bestimmte Voraussetzungen gebunden. Wichtig ist, dass die Bewirtung angemessen und die geschäftliche Veranlassung klar dokumentiert ist. Eine korrekte Dokumentation ist essentiell, um Bewirtungskosten steuerlich geltend machen zu können. Hierfür ist insbesondere der Bewirtungsbeleg wichtig, der neben Datum und Ort der Bewirtung auch die Teilnehmer und den Anlass der Bewirtung dokumentieren muss. Als Anlass der Bewirtung reicht es nicht aus nur den Hinweis „Geschäftsessen“ zu vermerken. Vielmehr muss der konkrete Anlass angegeben werden, wie zum Beispiel „Besprechung Marketingstrategie“ etc. Ebenso sollte der Beleg eine detaillierte Aufstellung der entstandenen Kosten enthalten.
Ein häufiger Fehler ist die unzureichende Dokumentation der Bewirtungskosten, was zu Problemen bei der steuerlichen Anerkennung führen kann. Um dies zu vermeiden, sollten Unternehmen sicherstellen, dass alle Belege vollständig und korrekt ausgefüllt sind und die geschäftliche Notwendigkeit der Bewirtung klar ersichtlich ist.
Im Rahmen einer Betriebsprüfung achten die Prüfer auch darauf, ob Bewirtungen von “Geschäftsfreunden” am Geburtstag des Steuerpflichtigen, des Ehepartners oder am Hochzeitstag stattgefunden haben und würden in diesen Fällen kritisch nachfragen.
Bewirtungskosten stellen nur einen kleinen Posten in der Buchführung vieler Unternehmen dar. Eine korrekte Handhabung und Dokumentation sind entscheidend, um steuerliche Vorteile zu nutzen und Nachfragen des Finanzamtes zu vermeiden.
Müssen Trinkgelder auf dem Bewirtungsbeleg vermerkt werden?
Ja, Trinkgelder sollten auf dem Beleg vermerkt und als Teil der Bewirtungskosten betrachtet werden, sofern sie angemessen sind.
Können Bewirtungskosten ohne Beleg abgesetzt werden?
In der Regel nicht. Die steuerliche Absetzbarkeit erfordert eine ordnungsgemäße Belegführung.
Was gilt als angemessene Bewirtung?
Die Angemessenheit hängt von den Umständen der Bewirtung ab, einschließlich der Branche und des Anlasses. In der Regel sind Kosten angemessen, wenn sie einem üblichen Geschäftsessen entsprechen und nicht übermäßig luxuriös sind.
Wie wirkt sich die Mehrwertsteuer auf Bewirtungskosten aus?
Die in Rechnung gestellten Umsatzsteuer ist unter den allgemeinen umsatzsteuerlichen Voraussetzungen als Vorsteuer abzugsfähig sind.
Können Bewirtungskosten für Mitarbeiterfeiern voll abgezogen werden?
Ja, unter bestimmten Voraussetzungen können Kosten für Betriebsveranstaltungen, an denen alle Mitarbeiter teilnehmen, zu 100% als Betriebsausgabe abgesetzt werden. Es gelten jedoch Obergrenzen und bestimmte Bedingungen bezüglich der Häufigkeit und Art der Veranstaltung.
Gibt es Unterschiede bei der steuerlichen Behandlung von Bewirtungskosten im In- und Ausland?
Ja, für Bewirtungskosten im Ausland können teilweise andere Regelungen gelten, insbesondere hinsichtlich der Vorsteuerabzugsfähigkeit und der Abzugsfähigkeit als Betriebsausgabe. Es ist wichtig, sich über die spezifischen Regelungen im jeweiligen Land zu informieren.
Wie sollte man verfahren, wenn man vergessen hat, einen Bewirtungsbeleg anzufordern?
In solchen Fällen ist es schwierig, die Bewirtungskosten steuerlich geltend zu machen. Es empfiehlt sich, zumindest interne Aufzeichnungen über die Bewirtung zu führen (Eigenbeleg) und für zukünftige Anlässe stets auf die Ausstellung und Mitnahme eines Belegs zu achten.
Sind digitale Belege für Bewirtungskosten zulässig?
Ja, digitale Belege sind grundsätzlich zulässig, sofern sie den gesetzlichen Anforderungen entsprechen und eine Prüfung durch das Finanzamt ermöglichen. Wichtig ist, dass die digitalisierten Belege alle erforderlichen Informationen enthalten und unveränderlich gespeichert werden. Unter digitalen Belegen sind dabei solche zu verstehen, die ursprünglich digital sind, nicht nachträglich digitalisierte Papierbelege.
Betrieblich veranlasste Bewirtungskosten beziehen sich auf Ausgaben für Essen und Getränke, die primär für die eigenen Mitarbeiter oder im Rahmen von internen Veranstaltungen des Unternehmens anfallen.
Für die Steuerbefreiung von Mitarbeiterveranstaltungen wie Weihnachtsfeiern, Sommerfeste oder Betriebsausflüge gibt es bestimmte Voraussetzungen. Aktuell besteht ein Freibetrag von 110 Euro pro Person. Die Berechnung der individuellen Kosten erfolgt in drei Schritten: Erst wird der Gesamtaufwand der Veranstaltung festgestellt. Danach wird der Betrag pro Teilnehmer berechnet. Zuletzt muss überprüft werden, ob ein Mitarbeiter alleine oder mit Begleitung teilgenommen hat, da Kosten für Gäste dem Mitarbeiter angerechnet werden. Überschreiten die Kosten diesen Freibetrag, gelten sie als geldwerter Vorteil und sind somit steuer- und sozialabgabenpflichtig.
Solange die Grenze nicht überschritten wird, kann die Vorsteuer abgezogen werden, vorausgesetzt, die allgemeinen Bedingungen sind erfüllt. Bei Überschreitung dieser Grenze ist der Vorsteuerabzug jedoch nicht möglich.
Arbeitgeberleistungen in Form von Sachgütern, die auch außerhalb des Berufslebens üblich sind und keine signifikante Bereicherung für die Angestellten darstellen, werden steuerlich nicht als Arbeitslohn betrachtet. Solche Gesten der Wertschätzung, zu denen auch der Verzehr von Getränken und Genussmitteln am Arbeitsplatz zählt, bleiben steuerfrei. Dementsprechend sind Kaffee, Kekse und Mineralwasser ohne Mengenbegrenzung von der Steuer ausgenommen, da sie als für das Unternehmen vorteilhaft angesehen werden. Ebenso ist das Bereitstellen von Obst für die Belegschaft steuerfrei. Allerdings sollte der Arbeitgeber hier nicht übertreiben, denn die Bereitstellung von Mahlzeiten würde steuerlich erfasst werden. Während Obst am Arbeitsplatz in der Regel als kleine Aufmerksamkeit gilt, könnten Brötchen, Croissants oder Brezeln vom Finanzamt anders bewertet werden, insbesondere wenn sie zum Frühstück angeboten werden, und könnten als steuerpflichtige Mahlzeit eingestuft werden.
Ein Zuschuss zu den Verpflegungskosten der Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ist eine freiwillige soziale Zusatzleistung des Arbeitgebers. Das bedeutet: Im Normalfall haben Arbeitnehmende keinen Anspruch darauf – außer, die Gewährung eines sogenannten Essenszuschusses ist ausdrücklich im Arbeits- oder Tarifvertrag festgeschrieben. Für die Bezuschussung von Mahlzeiten an Arbeitstagen ist es außerdem Voraussetzung, dass Arbeitgeber und Arbeitnehmende eine Ergänzungsvereinbarung abschließen. Darin werden die Höhe sowie die Häufigkeit (Tage pro Monat) des Essenszuschusses festgehalten. Außerdem wird auf die dabei zu beachtenden Regelungen verwiesen und die Arbeitnehmenden werden zu deren Einhaltung verpflichtet.
Die Höhe des Essenszuschusses wird durch Sachbezugswerte definiert, diese orientieren sich an den Verbraucherpreisen und werden jährlich bekannt gegeben. Details zur Fest- und Zusammensetzung der als Sachbezugswert geltenden Verpflegung sind in § 2 Abs. 1, 2 SvEV definiert. Arbeitgeber müssen grundsätzlich nachweisen, dass der Essenszuschuss nur an tatsächlichen Arbeitstagen gewährt wird. An Krankheitstagen, Urlaubstagen oder sonstigen freien Tagen in der Woche wie z. B. am Wochenende darf der Essenszuschuss nicht ohne Weiteres gezahlt werden. Die Pflicht zur Feststellung der Abwesenheitstage entfällt jedoch, wenn pro Kalendermonat maximal 15 Zuschüsse gewährt werden – hier greift die sogenannte 15er Regelung.
Werden bei internen oder externen Fortbildungsveranstaltungen Mitarbeiter bewirtet,
können die Bewirtungskosten vollständig als Betriebsausgaben abgezogen werden, da sie der Förderung der betrieblichen Kompetenz der Mitarbeiter dienen.
Ob die Bewirtung der Mitarbeiter steuerlich geltend gemacht werden kann oder nicht, kommt auf die Veranlassung an. Wenn die Bewirtung zu opulent ausfällt, legt das Finanzamt oft sein Veto ein. Die Grenze wird hier grundsätzlich bei 60 Euro pro Person gezogen: Kostet das Essen mehr, wird es als Arbeitslohn vollständig steuerpflichtig. „Dann gilt die Bewirtung nicht mehr als Arbeitsessen, sondern als Belohnungsessen. Zudem sollte die Mahlzeit am Arbeitsplatz oder zumindest in unmittelbarer Nähe eingenommen werden, denn das Finanzamt erkennt eine dienstliche Bewirtung nur dann an, wenn die Mitarbeiter keine Arbeitsunterbrechung haben. Soll es doch mal ein Essen außer Haus für die Mitarbeiter sein, gilt der Restaurantbesuch ebenfalls als Belohnungsessen und ist steuerpflichtig. In diesem Fall kann der Unternehmer
zwar die monatliche Freigrenze für Sachbezüge in Höhe von 44 Euro nutzen. Diese darf im betreffenden Monat allerdings nicht schon durch andere Aufwendungen, wie zum Beispiel Waren- oder Tankgutscheine, aufgebraucht worden sein.
Bei einem Belohnungsessen ist der auf den Arbeitnehmer entfallende Teil der Bewirtungskosten steuerpflichtiger Arbeitslohn und nach § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG mit dem tatsächlichen Wert der Mahlzeit anzusetzen. Denn bei einem Belohnungsessen steht kein überwiegend betriebliches Interesse im Vordergrund, sondern die Bewirtung der Arbeitnehmer.
Arbeitgebern bieten 3 Möglichkeiten, um Belohnungsessen pauschal zu versteuern:
Über den individuellen Steuersatz der Angestellten, mit der Lohnsteuer gemäß § 37b Abs. 1. Nr. 2 EStG über einen Pauschalsatz von 30 Prozent oderd durch den pauschalen Einkommensteuersatz nach § 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG.
Wer aus beruflichen Gründen verreist und dadurch höhere Verpflegungskosten (Essen und Trinken) hat, als dies an der regelmäßigen Arbeitsstätte der Fall wäre, der bekommt diese zusätzlichen Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet oder kann sie steuerlich geltend machen.
Da es recht aufwendig wäre, diesen Betrag in jedem Einzelfall zu ermitteln, können Dienstreisende einfach pauschale Spesensätze abrechnen, unabhängig von den tatsächlichen Ausgaben. Die tatsächlichen Verpflegungskosten bei einer beruflichen Auswärtstätigkeit können nicht als Betriebsausgabe geltend gemacht werden. Stattdessen gibt es für in- und ausländische Dienstreisen festgelegte Pauschalen für Verpflegungsmehraufwendungen. Diese richten sich nach Reisedauer und Reiseland (siehe Tabelle weiter unten). Diese Regelung macht zwar vieles einfacher, bringt aber auch Nachteile mit sich.
Arbeitnehmende machen den Mehraufwendungen in der Regel in ihrer Reisekostenabrechnung geltend und bekommen die Ausgaben vom Arbeitgeber erstattet. Alternativ können die Kosten in der Einkommensteuererklärung (Anlage N) berücksichtigt werden. Beides gleichzeitig ist allerdings nicht möglich.
Hinweis: Das Bundesfinanzministerium hat im BMF-Schreiben mitgeteilt, dass die Pauschalbeträge für Auslandsdienstreisen ab dem 1. Januar 2024 (zumindest teilweise) angepasst werden. Sie finden die geltenden Pauschbeträge für die häufigsten Reiseziele weiter unten in diesem Artikel.
Für den Verpflegungsmehraufwand gelten weiterhin zwei Verpflegungspauschalen, sowohl innerhalb Deutschlands als auch im Ausland — hierbei handelt es sich um die kleine Pauschale und die große Pauschale. Diese bemessen sich an der Reisedauer.
Kleine Verpflegungspauschale
Diese Pauschale gilt für Geschäftsreisen mit einer Dauer von mehr als acht Stunden, jedoch weniger als 24 Stunden Abwesenheit von der ersten Tätigkeitsstätte. Auch gilt dieser Spesensatz für den Anreisetag und Abreisetag von mehrtägigen Reisen.
Große Verpflegungspauschale
Diese Tagespauschale gilt bei mehrtägigen Dienstreisen, die eine Abwesenheitsdauer von mehr als 24 Stunden haben. Der Spesensatz wird dabei für jeden ganzen Tag angewendet.
Dabei ist zu beachten, dass die Berechnung sich an Kalendertagen orientiert; um einen ganzen Tag geltend zu machen, muss der Reisende also tatsächlich von 0:00 Uhr bis 24:00 Uhr unterwegs sein.
Übrigens: Zu den Reisekosten gehören neben den Verpflegungsmehraufwendungen natürlich auch Fahrtkosten, Übernachtungskosten und Reisenebenkosten. Diese sind separat geregelt.